¿Se te olvidan algunos detalles en tus juntas? A muchas personas les pasa y es que no todos pueden dominar el arte de: cómo tomar notas en una reunión. Tener esta habilidad es algo que puede marcar la diferencia entre una junta que realmente impulsa el trabajo y datos que pueden quedar volando luego de terminar.
Si quieres saber cómo tomar notas en una junta o mejorar tus apuntes y que se conviertan en una herramienta real, no en un archivo más que nunca vuelves a ver, sigue leyendo para conseguir los mejores tips.
Método estructurado para tomar notas
Muchas personas toman apuntes anotando frases sueltas, ideas sin contexto, nombres sin explicación. Y al momento de revisarlas, es como si hubieran escrito en otro idioma. Para que esto no te pase, necesitas un sistema.
Aquí es donde debes conocer las técnicas para tomar apuntes basadas en estructura. Un excelente método que convierte la información dispersa de una reunión en algo útil y funcional. Y lo mejor es que no necesitas plantillas complicadas, solo tienes que dividir la página de tu cuaderno en secciones claras antes de empezar.
Si usas un cuaderno con rayado clásico y buen gramaje —como el Clásico® Profesional, de Scribe— será más fácil mantener las líneas limpias, destacar recuadros y darle uniformidad a tus apuntes. Esta línea está diseñada para acompañar procesos escolares y académicos, por lo que su formato se adapta perfecto a reuniones, clases y proyectos.
El método en 4 secciones: simple, visual y funcional
Antes de que comience tu junta, abre tu cuaderno y divide la página en cuatro áreas. Esta estructura será tu guía y evitará que la información se pierda. Aquí te decimos qué aspectos ir anotando por orden.
1) Fecha / Asistentes / Objetivo
Colócalo en la parte superior.
Fecha: indispensable para rastrear cambios.
Asistentes: quién estuvo, quién se enteró, quién debe recibir seguimiento.
Objetivo: una frase corta que aclare para qué se convoca la reunión.
Esto evita confusiones posteriores y te ayuda a después armar tu minuta.
2) Notas generales
Esta sección ocupa la mayor parte de la página. Aquí capturas las ideas principales, preguntas relevantes, datos, opiniones o dudas que surjan. No necesitas escribirlo todo. Solo lo que te ayude a recordar el contexto o lo que permita comprender las decisiones que vienen después. Piensa en esta parte como un filtro: anotas lo importante, no lo textual.
3) Un recuadro para decisiones
Créalo como un recuadro grande, bien delimitado. Puedes usar una línea doble, un marcador o un margen sombreado para que destaque.
Los puntos clave aquí son:
Qué se decidió
Por qué
Qué cambia a partir de esa decisión
En cualquier método para tomar notas, esta sección es la que te ahorra más tiempo después, especialmente cuando alguien pregunta “pero… ¿sí quedamos en eso, verdad?”.
4) Acciones: la parte más importante
Esta última área debe ser clara, casi como una mini tabla. Haz tres columnas:
Acción
Responsable
Fecha límite
Esta sección convierte la reunión en avance real. Aquí se determina quién hará qué y para cuándo. Es el corazón del método, porque sin acciones asignadas, cualquier reunión se queda en ideas.
Este formato también ayuda a dar seguimiento: puedes revisar esta sección en tus próximas juntas o en tu planificación semanal.
Consejos adicionales para mejorar tu manera de tomar notas
Escribe de forma breve, no detallada. Si necesitas detalles, pídelos después o adjunta documentos.
Usa símbolos propios: estrellas para prioridad, flechas para seguimiento, signos de exclamación para puntos sensibles.
Deja espacio entre líneas. Esto facilita agregar comentarios que surjan después.
Revisa tus apuntes 5 minutos al terminar la reunión. Ajusta, aclara, agrega lo que falte. Ese pequeño momento hace toda la diferencia.
Tus notas también son una herramienta para enseñar organización
Y no creas que este método solo sirve para trabajo, también funciona para actividades escolares, planificación de proyectos y diseño de tareas. Dividir la información en bloques ayuda a que el cerebro procese mejor, retenga más y se enfoque en lo importante.
Tomar notas no tiene por qué ser un caos. Con este sistema, sabrás siempre qué se decidió, qué sigue y quién es responsable. Así, cada reunión se organiza mejor y se convierte en un paso adelante.